Chociaż papierowe dokumenty stosowane są coraz rzadziej, nadal używa ich wiele firm. Aby pracować z nimi jeszcze wygodniej, można je zdigitalizować. Jakie zalety ma digitalizacja dokumentacji?
Czym jest digitalizacja dokumentów?
Proces digitalizacji służy do zamiany materiałów w formie analogowej na formę cyfrową. Stosowany jest on w odniesieniu do różnych zasobów, między innymi fotografii, obrazów, map, książek, a także dokumentacji.
Digitalizacja prowadzona jest z wykorzystaniem specjalistycznego zaplecza – skanerów oraz oprogramowania. Na tej podstawie można stworzyć jakościowe kopie cyfrowe, które są odpowiednio indeksowane i umieszczane w archiwum elektronicznym. Poprzez zastosowanie oprogramowania do zarządzania dokumentami (DMS – ang. Document Management System) z cyfrowych zasobów można korzystać jeszcze łatwiej.
Archiwum dokumentów elektronicznych może być umieszczone na zewnętrznym serwerze. Dzięki temu nie tylko uzyskuje wysoki stopień ochrony, ale również pozwala na dostęp z dowolnego urządzenia bez względu na czas i miejsce.
Digitalizacja dokumentacji – korzyści biznesowe
Przeprowadzona w firmie digitalizacja dokumentów to wiele korzyści. Dlaczego warto się na nią zdecydować?
- Redukcja powierzchni tradycyjnego archiwum – zwykłe archiwum przechowujące papierowe dokumenty może zajmować sporo miejsca. Wymaga też drogiego wyposażenia jak regały, szafy, kartoteki. Właśnie dlatego digitalizacja może niemalże całkowicie wyeliminować potrzebę przechowywania dokumentów w formie fizycznej.
- Zabezpieczenie danych przed utratą – dokumenty elektroniczne nie są tak podatne na zagubienie i uszkodzenie, na przykład przez pożary, zalania, jak papierowe. Nie oznacza to jednak, że nie wymagają one ochrony. Ta realizowana jest m.in. przez kopie zapasowe i zaawansowane systemy kontroli dostępu.
- Błyskawiczny dostęp do cyfrowych informacji – dokumentacja w formie cyfrowej jest dostępna natychmiastowo, co oszczędza czas na wyszukiwaniu potrzebnych danych. Pliki można przeglądać również przez internet na komputerach i urządzeniach mobilnych.
- Szybszy obieg dokumentów – cyfrowe archiwum dokumentów przyspiesza procesy administracyjne.
- Automatyzacja zadań – to dodatkowa oszczędność czasu i redukcja błędów, na przykład podczas wprowadzania i przetwarzania danych przez pracowników biurowych.
Te wszystkie korzyści przekładają się na niższe koszty oraz efektywniejszą pracę całej firmy. Stąd digitalizację dokumentów warto traktować jako przyszłościową inwestycję, która skutecznie wspiera rozwój biznesu, więc pod pwc.pl/pl/uslugi/digitalizacja-dokumentow.html.
