Zarząd spółki produkcyjnej zatrudniającej trzysta osób przyjął niedawno procedurę zgłoszeń wewnętrznych, politykę antykorupcyjną i zasady weryfikacji kontrahentów, a teraz musi zdecydować, kto będzie tego wszystkiego pilnował na co dzień. Pierwszy pomysł to powierzenie nowych obowiązków radczyni prawnej zatrudnionej w spółce, drugi to zatrudnienie osoby na pełny etat, trzeci to oddanie tej funkcji firmie zewnętrznej, a każdy z nich ma swoje plusy i ryzyka. Pytanie o to, kto odpowiada za system zgodności, pojawia się w niemal każdej firmie, która przeszła przez pierwsze etapy porządkowania procedur, i jest jednym z ważniejszych tematów, którymi zajmuje się doradztwo compliance. W tym tekście opisuję, czym zajmuje się compliance officer, jakie modele organizacji tej funkcji stosują firmy, jak zapewnić jej niezależność i na co zwrócić uwagę przy decyzji.
Czym zajmuje się compliance officer?
Osoba odpowiedzialna za compliance koordynuje działania mające zapewnić, że firma przestrzega przepisów i własnych zasad. Nie oznacza to, że sama musi znać każdą regulację albo osobiście kontrolować wszystkich pracowników. Jej rola polega raczej na organizowaniu systemu, w którym ryzyka są rozpoznawane, procedury aktualizowane, pracownicy szkoleni, a sygnały o nieprawidłowościach trafiają we właściwe miejsce.
W praktyce zakres obowiązków obejmuje zwykle prowadzenie oceny ryzyka, nadzór nad procedurami, organizowanie szkoleń, przyjmowanie i koordynowanie wyjaśniania zgłoszeń, doradzanie pracownikom w wątpliwych sytuacjach oraz raportowanie do zarządu. Compliance officer nie jest osobą, która ponosi odpowiedzialność za każde naruszenie w firmie, ale osobą, która dba o to, żeby organizacja miała narzędzia do ich zapobiegania i wykrywania. To rozróżnienie ma znaczenie, bo odpowiedzialność za prowadzenie spraw spółki nadal spoczywa na zarządzie.
Jakie modele stosują firmy?
Nie ma jednego rozwiązania pasującego do wszystkich organizacji. Wybór zależy od wielkości firmy, branży, poziomu ryzyka i budżetu. Poniższe zestawienie przedstawia najczęściej spotykane modele.
| Model | Zalety | Ograniczenia |
|---|---|---|
| Pełny etat wewnątrz firmy | dobra znajomość organizacji, stała dostępność, możliwość budowania relacji z pracownikami | wyższy koszt, ryzyko izolacji jednej osoby, trudność w znalezieniu kandydata z doświadczeniem |
| Dodatkowa funkcja istniejącego pracownika | niski koszt, szybkie wdrożenie, znajomość firmy | brak czasu, możliwy konflikt z podstawowymi obowiązkami, ograniczona niezależność |
| Outsourcing do zewnętrznego doradcy | doświadczenie z wielu organizacji, niezależność, dostęp do wiedzy specjalistycznej | słabsza znajomość codziennego funkcjonowania firmy, mniejsza obecność na miejscu |
| Model mieszany | połączenie wiedzy o firmie z zewnętrzną ekspertyzą i niezależnym spojrzeniem | potrzeba jasnego podziału zadań i dobrej komunikacji między stronami |
W średnich firmach coraz częściej stosuje się model mieszany. Wewnętrzna osoba odpowiada za bieżące sprawy i kontakt z pracownikami, a zewnętrzny doradca wspiera ją przy ocenie ryzyka, trudniejszych zgłoszeniach, szkoleniach dla zarządu i aktualizacji procedur.
Niezależność, czyli najtrudniejszy element
Compliance officer, który podlega osobie, której działania może być zmuszony ocenić, znajduje się w niekomfortowej sytuacji. Podobnie jest, gdy funkcję łączy się z rolą, która sama generuje ryzyka, na przykład z kierowaniem działem zakupów czy sprzedaży. Żeby funkcja miała realne znaczenie, potrzebuje kilku warunków:
- bezpośredniego dostępu do zarządu, a w razie potrzeby także do rady nadzorczej;
- braku podległości wobec działów, które może kontrolować;
- dostępu do informacji i dokumentów potrzebnych do wykonywania zadań;
- ochrony przed negatywnymi konsekwencjami za zgłaszanie niewygodnych spraw;
- budżetu pozwalającego na szkolenia, narzędzia i w razie potrzeby wsparcie zewnętrzne;
- jasnego opisu obowiązków i uprawnień w dokumentach wewnętrznych.
Łączenie funkcji compliance z rolą prawnika wewnętrznego jest częste, ale wymaga ostrożności. Prawnik doradzający zarządowi w sprawach biznesowych może mieć trudność z obiektywną oceną decyzji, przy których sam współpracował. Nie jest to przeszkoda nie do pokonania, jednak warto przewidzieć, kto przejmuje sprawy, w których mógłby wystąpić konflikt interesów.
Scenariusz – zgłoszenie dotyczące członka zarządu
Wróćmy do spółki ze wstępu. Zarząd decyduje się powierzyć funkcję compliance radczyni prawnej, która podlega bezpośrednio prezesowi. Kilka miesięcy później przez kanał zgłoszeń wpływa informacja, że jeden z członków zarządu prawdopodobnie zatajał powiązania z dostawcą, z którym spółka zawarła duży kontrakt.
Radczyni staje przed dylematem, bo osoba, której dotyczy zgłoszenie, uczestniczy w ocenie jej pracy, a prezes jest z nią w bliskich relacjach. Gdyby spółka przewidziała wcześniej taką sytuację, procedura mogłaby wskazywać, że zgłoszenia dotyczące członków zarządu trafiają do przewodniczącego rady nadzorczej i są wyjaśniane przy udziale zewnętrznego prawnika. Najlepszy moment na ustalenie, kto zajmuje się sprawami dotyczącymi najwyższego kierownictwa, przypada przed pierwszym takim zgłoszeniem, a nie po nim.
Kiedy warto sięgnąć po outsourcing?
Powierzenie funkcji compliance firmie zewnętrznej bywa rozsądne w organizacjach, które nie są jeszcze gotowe na zatrudnienie osoby na pełny etat, ale chcą mieć profesjonalne wsparcie. Sprawdza się też wtedy, gdy firma potrzebuje niezależności, której trudno zapewnić wewnątrz, na przykład w spółkach rodzinnych czy w organizacjach o płaskiej strukturze. Zakres takiego wsparcia może obejmować całość funkcji albo wybrane elementy, takie jak przyjmowanie zgłoszeń, audyty procedur, szkolenia czy wsparcie przy postępowaniach wyjaśniających i kontrolach. Przykładowy katalog takich usług opisuje jedna z kancelarii, a można go zobaczyć tutaj.
Przy rozmowach z potencjalnym partnerem warto ustalić kilka spraw. Kto konkretnie będzie zajmował się firmą i jak szybko będzie dostępny w pilnej sytuacji? Jak wygląda raportowanie do zarządu i rady nadzorczej? Czy kancelaria compliance ma doświadczenie w danej branży? Adwokat compliance przyjmujący zgłoszenia w imieniu firmy działa w warunkach tajemnicy zawodowej, co może zwiększać zaufanie pracowników do kanału zgłoszeń, ale wymaga jasnego określenia, jakie informacje trafiają do zarządu.
Jak przygotować powołanie tej funkcji?
Niezależnie od wybranego modelu warto przejść przez kilka kroków, które pozwolą uniknąć nieporozumień i dadzą funkcji realne podstawy działania:
- Określić zakres obowiązków i uprawnień w uchwale zarządu lub regulaminie organizacyjnym.
- Ustalić linię raportowania i częstotliwość raportów dla zarządu oraz rady nadzorczej.
- Wskazać zasady postępowania w sprawach dotyczących zarządu i osób z najbliższego otoczenia compliance officera.
- Zapewnić budżet i dostęp do niezbędnych informacji.
- Poinformować pracowników o powołaniu funkcji i sposobach kontaktu.
- Zaplanować okresową ocenę, czy przyjęty model działa i czy nie wymaga zmian.
Od czego zacząć?
Compliance doradztwo w zakresie organizacji tej funkcji zaczyna się zwykle od uczciwej oceny, ile czasu i uwagi wymaga system zgodności w danej firmie. Dobrym pierwszym krokiem jest spisanie wszystkich zadań, które już dziś są wykonywane w obszarze compliance, często przez różne osoby i bez formalnego przypisania, i sprawdzenie, kto się nimi faktycznie zajmuje. Taka lista pokazuje, czy wystarczy uporządkować obowiązki wewnątrz firmy, czy potrzebna jest osoba lub partner z zewnątrz, który przejmie część z nich.
